Návod k obsluze obrazového skeneru FUJITSU ScanSnap iX1600
případová studie:
Powers Law Group přechází do digitální podoby, aby efektivně provedla klienty složitým americkým imigračním systémem
Použití obrazových skenerů k digitalizaci může právním firmám, jako je Powers Law Group, pomoci zmírnit rizika, zefektivnit procesy, urychlit schvalování žádostí a udržet nízké náklady. K dosažení cíle být bezpapírovou kanceláří společnost používá skenery Fujitsu ScanSnap k zachycení ID klientů, aplikací, formulářů, účtenek, dokumentů k případům, smluv, faktur a dalších.
Obchodní potřeby
Powers Law Group, PC, založená Ruby Powers v roce 2009, je imigrační právnická firma zaměřená 100% na americké imigrační a národnostní právo. Společnost sídlí v Houstonu v Texasu a zastupuje klienty po celém světě, včetně investorů, nadnárodních korporací, malých až středně velkých podniků a individuálních klientů.
Spolupráce s US Citizenship and Immigration Services (USCIS) vyžaduje přesnou dokumentaci. To zahrnuje aplikace, které musí být podepsány fyzickými podpisy. I když správa těchto dokumentů může být těžkopádná, Powers Law Group využívá nejnovější technologii správy dokumentů se svou flotilou skenerů ScanSnap, aby se vypořádala s horami papírování, které je nutné pro obsluhu jejich klientské základny.
Od začátku jsme chtěli být co nejméně papíroví,“ poznamenává Ruby
Síly. Pro malou, ale agilní firmu to znamená digitalizaci přijímacích formulářů, smluv a záznamů plateb kromě oznámení o přijetí USCIS, oznámení o schválení a zamítnutí. „Některé vládní úřady samozřejmě nepovolují elektronické podpisy, takže musíme digitalizovat dokumenty s mokrým podpisem.
When Powers set up her firm, she resisted purchasing a big copier and printer, not wanting to devote the space to a large device. She also was concerned about the cost and maintenance aspects of managing a large office machine. But initially, the firm had to deal with plenty of paperwork, and the office had a whole room devoted to maintaining paper files.
Řešení
Naštěstí Powers dostal dobrou radu od kolegy právníka. "Když jsem zakládal svou firmu, jiný majitel advokátní kanceláře mi řekl: musíš si pořídit skener ScanSnap!" ona říká.
Dnes má většina zaměstnanců firmy svůj vlastní skener ScanSnap. Skenery Fujitsu a nejmodernější zobrazovací software zachycují data s přesností — takže všechna data jsou spolehlivě zachycena hned napoprvé a nedochází k jejich nesprávné interpretaci nebo ztrátě. Umožňují právním firmám, jako je Powers Law Group, udržovat podrobný systém správy záznamů. To pomáhá zmírnit rizika, zefektivnit zjišťování a udržet nízké náklady.
Udržování dokumentace digitálně pomáhá podporovat práci na dálku během cestování (nebo pandemie) a minimalizuje prostor potřebný pro ukládání velkého množství papíru.
„Už nepotřebujeme a file místnost,“ poznamenává Powers. „Po skenování a uzavření stovek files during the pandemic and ceasing to make new physical file od roku 2021 jsme skutečně posunuli náš bezpapírový cíl na jinou úroveň. Dnes máme zhruba polovinu velkého file kabinet skutečných files, což je docela velký problém.“
A skenery fungují dobře s poskytovatelem online úložiště společnosti Dropbox Professional a Cerenade, preferovaným softwarem pro imigrační a case management.
"Snažíme se být tak bezpapírové, jak je to jen možné, a naše skenery Fujitsu ScanSnap nám to umožňují."
Ruby Powers,
Zakladatel Powers Law Group, PC
Doporučený model
The ScanSnap iX1600 is the all-in-one document-management solution leading the industry in efficiency and flexibility, easing your transition from physical paper to digital data. It lets you digitize and organize all your documents with one touch and enjoy all the benefits you’d expect from ScanSnap within the fastest possible times.
Vlastnosti a výhody
- Snadné skenování pomocí dotykové obrazovky – Vyberte si profesionálafile a ScanSnap udělá zbytek. inteligentní zpracování obrazu přináší skvělé výsledky.
- Skvělé pro jednotlivce i týmy – Personalizované ikony až pro čtyři osoby usnadňují používání dotykové obrazovky na první pohled.
- Skenování účtenek – rychle skenujte a rozpoznávejte účtenky, spravujte je v aplikaci ScanSnap Home nebo je exportujte do své oblíbené aplikace.
- Funkce přímého skenování do cloudu – S připojením Wi-Fi a účtem ScanSnap Cloud je možné skenovat přímo do oblíbených cloudových služeb – není potřeba žádný počítač ani mobilní zařízení.
- Rychlé oboustranné skenování – Skenujte až 40 stran za minutu pomocí automatického podavače dokumentů (ADF) na 50 stran.
- Flexibilní konektivita – K připojení ke skeneru použijte buď Wi-Fi (2.5/5 GHz) nebo USB.
- Zvyšte produktivitu – Okamžitě vytvářejte různé files při skenování, včetně prohledávatelných PDF, JPEG a upravitelných aplikací Microsoft® Word, Excel a PowerPoint® files.
Doporučený produkt
ScanSnap iX1600
Společnost PFU America, Inc.
350 Cobalt Way, Sunnyvale, CA 94085 I 888.425.8228 XNUMX XNUMX Prodej v USA I scannersales@fujitsu.com I www.fujitsuscanners.com
Dokumenty / zdroje
 |
Obrazový skener FUJITSU ScanSnap iX1600 [pdfUživatelská příručka ScanSnap iX1600, Image Scanner, ScanSnap iX1600 Image Scanner, Scanner |
 |
Obrazový skener FUJITSU ScanSnap iX1600 [pdfPokyny ScanSnap iX1600 Image Scanner, ScanSnap iX1600, Image Scanner, Scanner |
