Doplněk BRTSys PDM Outlook

Informace o produktu

Specifikace:

• Část: Doplněk aplikace Outlook
• Verze: 3.7.0-3.5.0
• Verze dokumentu: 2.0
• Datum vydání: 20-05-2024
• Referenční číslo dokumentu: BRTSYS_000119
• Č. povolení: BRTSYS#080

Návod k použití produktu

1. Začínáme s doplňkem aplikace Outlook
   1. Instalace doplňku aplikace Outlook
      Při instalaci doplňku aplikace Outlook postupujte podle pokynů k instalaci uvedených v příručce.
   2. Konfigurace doplňku aplikace Outlook
      Nakonfigurujte nastavení doplňku aplikace Outlook podle svých preferencí podle kroků uvedených v průvodci.
   3. Profile
      Nastavte si svého profíkafile v doplňku aplikace Outlook zadáním příslušných informací podle pokynů v příručce.
   4. Najít osobu
      Pomocí funkce vyhledávání vyhledejte osobu v doplňku aplikace Outlook.
   5. Rezervace na přepážce
      Zarezervujte si stůl pomocí Map View nebo Seznam View možnosti uvedené v doplňku.
      1. Rezervační přepážka pomocí Map View
         Postupujte podle pokynů pro rezervaci stolu pomocí Map View funkce.
      2. Rezervační pult pomocí seznamu View
         Postupujte podle pokynů pro rezervaci stolu pomocí Seznamu View funkce.
      3. Další rezervační funkce
         Prozkoumejte další rezervační funkce, např viewrezervace, úpravy, rušení, prodlužování a ukončování rezervací podle vašich požadavků.
         1. View a Upravit rezervaci
         2. Zrušit rezervaci
         3. Prodloužit rezervaci
         4. Ukončit rezervaci
      4. Moje rezervace
         Přistupujte ke svým rezervacím a spravujte je prostřednictvím vyhrazené části v doplňku aplikace Outlook.
      5. Zpětná vazba
         Poskytněte zpětnou vazbu o svých zkušenostech s doplňkem, abyste mohli zlepšit jeho funkčnost.
      6. O
         Další informace o doplňku aplikace Outlook a jeho funkcích naleznete v této části.
2. Dodatek
   Další podrobnosti a zdroje týkající se doplňku aplikace Outlook naleznete v příloze.

Často kladené otázky (FAQ)

• Otázka: Jak mohu aktualizovat doplněk aplikace Outlook na nejnovější verzi?
  Odpověď: Chcete-li aktualizovat doplněk aplikace Outlook, zkontrolujte všechny dostupné aktualizace v části Doplňky aplikace Outlook a nainstalujte nejnovější verzi podle pokynů.
• Otázka: Mohu doplněk používat na více zařízeních současně?
  Odpověď: Možnost používat doplněk na více zařízeních současně se může lišit v závislosti na nastavení licencí a konfigurace vaší organizace. Konkrétní pokyny vám poskytne vaše IT oddělení.

Ani celé, ani žádná část informací obsažených v této příručce nebo produktu popsaného v této příručce nesmí být upravovány nebo reprodukovány v žádné hmotné nebo elektronické podobě bez předchozího písemného souhlasu držitele autorských práv. Tento produkt a jeho dokumentace jsou dodávány tak, jak jsou, a není poskytována ani předpokládaná žádná záruka na jejich vhodnost pro jakýkoli konkrétní účel. Společnost BRT Systems Pte Ltd neakceptuje žádné nároky na škody vzniklé v důsledku používání nebo selhání tohoto produktu. Vaše zákonná práva nejsou dotčena. Tento produkt nebo jakákoli jeho varianta není určena k použití v žádném zdravotnickém zařízení nebo systému, u kterého lze důvodně předpokládat, že selhání produktu povede ke zranění osob. Tento dokument poskytuje předběžné informace, které se mohou bez upozornění změnit. Z zveřejnění tohoto dokumentu nevyplývá žádná svoboda použití patentů nebo jiných práv duševního vlastnictví.

O této příručce
Tato příručka vysvětluje použití doplňků PDM Outlook. Použité snímky obrazovky jsou pouze pro ilustrační účely.

Zamýšlené publikum
Zamýšleným publikem jsou systémoví integrátoři a techničtí / administrativní uživatelé, kteří budou pomáhat při realizaci schopností, funkcí a všech výhod produktu.

Reference dokumentu

Název dokumentu	Typ dokumentu	Formát
Uživatelská příručka BRTSYS_AN_044_PDM – 1. Úvod	Poznámka k aplikaci/uživatelské příručky	PDF
BRTSYS_AN_045_PDM Uživatelská příručka – 2. Instalace a konfigurace
BRTSYS_AN_046_PDM Uživatelská příručka – 3. Správa PDM Konzole a stůl Viewer
Uživatelská příručka BRTSYS_AN_047_PDM – 4. Aplikace pro mobilního klienta a displej PanL PD35L

Začínáme s doplňkem aplikace Outlook

Instalace doplňku aplikace Outlook
Doplněk aplikace Microsoft Outlook poskytuje uživatelům alternativní možnost view a knižní stoly z kalendáře kromě mobilní aplikace.

1. Rozbalte nebo rozbalte balíček PDM-Add-In file poskytnutý a spustit soubor .exe file. Ujistěte se, že je předinstalován .net framework v4.6.6 nebo novější. Klepněte na tlačítko Nastavení.
2. Jakmile se zobrazí vyskakovací okno instalace, klikněte na [Instalovat].
3. Po úspěšné instalaci se zobrazí příslušná zpráva, která totéž indikuje.

Poznámka:
Karta PDM se po instalaci nemusí objevit jako součást nabídky, protože Outlook deaktivuje doplněk. Tento problém lze vyřešit odstraněním doplňků PDM z černé listiny aplikace Outlook. V aplikaci Outlook přejděte na File > Spravovat doplňky COM. V části PanL Desk Manager klikněte na rozevírací seznam „Možnosti“, vyberte „Vždy povolit tento doplněk“ a klikněte na „Použít“.

Konfigurace doplňku aplikace Outlook
Pomocí platného e-mailového účtu MS-Outlook se přihlaste do kalendáře Outlooku, doplněk by se měl objevit jako karta na horní liště.

Konfigurace nastavení doplňku

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > Konfigurace.
2. Podle potřeby přidejte/aktualizujte následující informace
   • Ve výchozím nastavení PDM Server URLZobrazí se /IP. Pro přístup k jinému serveru PDM URL/IP, klikněte na [Přepnout server]. Zadejte Nový URL/IP ručně (pokud klientský počítač Outlook není součástí místní sítě PDM) nebo klepněte na tlačítko Objevit tlačítko pro detekci serveru PDM URL/IP automaticky a klikněte na [Změnit].
   • Kliknutím na [Sign in with Microsoft] se přihlaste pomocí účtu Microsoft.
   • Případně klikněte na Použít jiný účet a vyberte jiný účet.
   • Na základě vybraného účtu Microsoft se automaticky vyplní výchozí země a výchozí budova.
   • Po přidání/aktualizaci nastavení klikněte na [Uložit]. Zobrazí se zpráva oznamující, zda byla nastavení úspěšně aktualizována nebo ne.

Profile
Profile rozhraní zobrazuje uživatelské profile a statistiky rezervací týkající se uživatele. Pro přístup k User Profile

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > Profile.
2. Uživatel Profile zobrazí se rozhraní. Toto rozhraní poskytuje podrobnosti o přihlášeném uživateli – uživatelské jméno, e-mailovou adresu oblíbených pracovišť a statistiky rezervací (jako jsou úspěšné rezervace za posledních 7 dní / za poslední 4 týdny / za posledních 12 týdnů / za posledních 6 měsíců a obrázkové znázornění statistických údajů).

Najít osobu
Toto rozhraní se používá k vyhledání osoby a rezervaci dostupných stolů v blízkosti této osoby.

Najít člověka

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > Najít osobu.
2. Zobrazí se rozhraní Najít osobu. Zadejte následující pole Datum, Čas a Jméno osoby. Klikněte na [Najít osobu]. Pokud je vyhledávání úspěšné, zobrazí se příslušná zpráva.
3. Zobrazí se poloha osoby spolu s blízkými rezervovatelnými stoly (pokud existují).
4. Klepněte na místo na ikonu view podrobnosti (tj. jméno osoby, název přepážky, informace o umístění, stav rezervace přepážky a čas rezervace).

Rezervace na přepážce
Rozhraní Desk Booking se používá pro rezervační pult(y). Uživatelé si mohou rezervovat stoly buď v Mapách View nebo Seznam View. Ve výchozím nastavení se v Mapách otevře rozhraní stolní rezervace View. Uživatelé mohou přepínat mezi mapami View a Seznam View v závislosti na jejich požadavcích.

Chcete-li získat přístup k rozhraní pro rezervaci stolu

1. V nabídce na horní liště klikněte na PDM > Rezervace u stolu.
2. Rozhraní pro rezervaci u stolu se otevře v Mapách View.
3. Na horním panelu se zobrazí předem nakonfigurovaná země, budova a umístění.
4. Mapa umístění se zobrazí s rezervovatelnými stoly označenými ZELENĚ. Různé stavy plochy naleznete v tabulce 1 – Stav plochy.

Rezervační přepážka pomocí Map View
Rezervace stolu pomocí Map View

1. Nastavte datum, čas začátku a čas ukončení rezervace v polích Datum, Od a Do. V případě potřeby vyberte vybavení. Pokud si přejete najít konkrétní stůl, můžete také zadat Název stolu. Klikněte na [Najít desku]. Zobrazí se dostupné stoly s vybraným vybavením a/nebo odpovídajícím názvem stolu. Vyberte ještě jeden rezervovatelný stůl(y) (označeno ZELENĚ).
2. Vybrané stoly jsou označeny MODŘE. Vybraná přepážka a datum a čas rezervace se zobrazí pod Seznamem rezervací. Klikněte na [Další].
3. Zobrazí se následující atributy související s rezervací. Změňte atributy podle potřeby
   • Čas Nastavte počáteční a koncový čas přepážkové rezervace kliknutím na Nastavit čas. Chcete-li změnit čas začátku/konce, přetáhněte okraj časového úseku v okně kalendáře, jak je znázorněno výše. Datum rezervace lze také změnit kliknutím na časový úsek a jeho přetažením na jiný den v okně kalendáře. Šedá štěrbina bude indikovat, že stůl je v daném časovém úseku již rezervován.
   • Připomenutí Připomenutí upozornění Outlooku před zahájením rezervace. Ve výchozím nastavení se bude řídit nastavením času připomenutí v části Konzola PDM > Konfigurovat > Zásady.
   • Opakování Nastavte způsob opakování rezervace (Žádné/Denně/Týdně/Měsíčně/Ročně). Viz Chyba! Referenční zdroj nebyl nalezen. pro více podrobností o vzorcích opakování. Po výběru preferovaného opakujícího se vzoru klikněte na [Uložit].
     

     Frekvence	Varianta	Popis
     Žádný	–	Schůzka bude domluvena na uvedený termín.
     Denní	–	Schůzka bude rezervována každý X den, počínaje datem zahájení.
     Týdně	–	Schůzky budou rezervovány každých X týdnů na vybrané dny v týdnu. Musí být vybrán alespoň 1 den.
     Měsíční	Den X každých Y měsíců	Schůzky budou rezervovány na určený den každý Y měsíc. Události, kdy je datum neplatné (např. 31. února), budou přeskočeny.
     	N-tý den v týdnu každého X měsíc(y)	Schůzky budou rezervovány na n-tý výskyt zadaného dne v týdnu každých X měsíců Lze vybrat pouze 1 den v týdnu.
     Roční	V určitý den v měsíci každých X let	Schůzky budou rezervovány na určený den každých X let. Události, kdy je datum neplatné (např. 29. února 2001), budou přeskočeny.
     	N-tý den v týdnu konkrétního měsíce každých X let	Schůzky budou rezervovány na n-tý výskyt zadaného dne v týdnu a měsíci každých X let. Lze vybrat pouze 1 den v týdnu a měsíci.

     Možnosti ukončení:

     Volba	Popis
     Konec	Rezervace budou probíhat do konkrétního data. Musí existovat alespoň 1 rezervace před nebo v určený den.
     Konec po X výskytech	Celkem bude provedeno X rezervací.

     Tabulka 2 Vzorce opakování

   • Zmocněnec Pokud je stůl(y) rezervován jménem jiného uživatele, klikněte na pole Zmocněnec a zadejte jeho uživatelské jméno/e-mailové ID.
   • Poznámka Chcete-li k rezervaci přidat poznámku, klikněte na místo rezervace v okně kalendáře a zadejte podle potřeby.
4. Chcete-li přidat další stoly, klikněte na [Přidat další] nebo klikněte x k odstranění přepážkové rezervace.
5. Po přidání/aktualizaci atributů souvisejících s rezervací klikněte na [Rezervovat]. Zobrazí se zpráva oznamující, zda byla rezervace úspěšná či nikoli. Příjemci rezervace bude zaslán e-mail s oznámením, že rezervace na přepážce je dokončena.

Rezervační pult pomocí seznamu View
Chcete-li rezervovat stůl pomocí seznamu View

1. Ve výchozím nastavení se v Mapách otevře rozhraní pro rezervaci u stolu View. Změňte na Seznam View kliknutím na odkaz.
2. Zobrazí se seznam stolů dostupných ve vybraném umístění. Časové úseky neaktivních ploch budou zašedlé. Nastavte datum, čas začátku a čas ukončení rezervace v polích Datum, Od a Do. V případě potřeby vyberte vybavení a klikněte na [Najít stůl]. Časový úsek se odpovídajícím způsobem upraví a zobrazí se seznam dostupných stolů, které mají specifikované vybavení. Klepnutím na + přidáte stoly k rezervaci. Vybrané přepážky spolu s preferovaným datem a časem se zobrazí pod Seznamem rezervací.
3. Zobrazí se atributy související s rezervací. Atributy můžete podle potřeby změnit. Navštivte oddělení rezervace pomocí Map View podrobnosti o nastavení atributů rezervace. Pokud chcete přidat další stoly, klikněte na [Add More] nebo klikněte x k odstranění rezervace. Po přidání/aktualizaci atributů souvisejících s rezervací klikněte na [Rezervovat].
   • Zobrazí se zpráva oznamující, zda je rezervace úspěšná či nikoli. Pokud bude rezervace úspěšná, bude příjemci rezervace zaslán e-mail.

Další rezervační funkce

View a Upravit rezervaci
Chcete-li upravit podrobnosti rezervace

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > Moje rezervace.
2. Souhrn rezervace se zobrazí v okně kalendáře. Budete moci upravovat pouze rezervace, které jsou ve stavu (časový úsek je označen modrou barvou). Dvakrát klikněte na rezervaci.
3. Zobrazí se podrobnosti rezervace. Klikněte na [Upravit]. Podle potřeby upravte podrobnosti rezervace a kliknutím na [Uložit] aktualizujte případné změny. Zobrazí se zpráva oznamující, zda byla aktualizace úspěšná či nikoli. Příjemci rezervace bude zaslán e-mail s upozorněním na změny.

Zrušit rezervaci
Pro zrušení rezervace

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > Moje rezervace.
2. Souhrn rezervace se zobrazí v okně kalendáře. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte "zrušení" nebo dvakrát klikněte na rezervaci. Zobrazí se podrobnosti rezervace.
3. Zobrazí se podrobnosti rezervace. Klikněte na [Storno]. Zobrazí se potvrzovací zpráva. Klikněte na [Ano] pro zrušení rezervace nebo na [Ne] pro zachování rezervace. Po volbě [Ano] se zobrazí zpráva oznamující, zda bylo zrušení rezervace úspěšné či nikoli. Příjemci rezervace bude zaslán e-mail s oznámením o zrušení.

Prodloužit rezervaci
Prodloužit rezervaci

1. V rozhraní Moje rezervace klikněte pravým tlačítkem myši na rezervaci, která je „Probíhá“ (časový úsek je označen červenou barvou) a vyberte „Prodloužit“ nebo dvakrát klikněte na rezervaci, která je „Probíhá“. view okno s podrobnostmi rezervace.
2. Vyberte čas pro prodloužení rezervace. Klikněte na [Prodloužit]. Zobrazí se zpráva oznamující, zda byla rezervace úspěšně prodloužena. Příjemci rezervace bude zaslán e-mail s upozorněním na prodloužení.
3. Časový úsek rezervace se odpovídajícím způsobem aktualizuje v okně kalendáře.

Ukončit rezervaci
Pro ukončení rezervace

1. V rozhraní Moje rezervace klikněte pravým tlačítkem na rezervaci, která je „Probíhá“ (časový úsek je označen červenou barvou) a vyberte „Konec“ nebo dvakrát klikněte na rezervaci, která je „Probíhá“, abyste view okno s podrobnostmi o knize.
2. Klikněte na [Konec]. Zobrazí se potvrzovací zpráva. Klikněte na [Ano] pro ukončení rezervace nebo na [Ne] pro zrušení operace. Po volbě [Ano] se zobrazí zpráva oznamující, zda byla rezervace úspěšně ukončena či nikoli. Příjemci rezervace bude zaslán e-mail s oznámením, že rezervace skončila.
3. Časový úsek rezervace se odpovídajícím způsobem aktualizuje v okně kalendáře (časový úsek je označen šedou barvou).
4. Chcete-li provést novou rezervaci, klikněte pravým tlačítkem na souhrn rezervace a vyberte možnost „Rezervovat znovu“. Projděte si rezervační proceduru, jak je uvedeno v části Rezervace na recepci.

Moje rezervace
Rozhraní Moje rezervace zobrazuje seznam stolů rezervovaných uživatelem. Na view seznam rezervací,

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > Moje rezervace.
2. Případné rezervace se zobrazí v kalendáři view. Dvakrát klikněte na rezervaci do view podrobnosti o rezervaci. Modrá rezervováno, oranžová – čekající na nárok, červená – probíhá, šedá ukončena.

Zpětná vazba
Rozhraní zpětné vazby umožňuje uživatelům posílat zpětnou vazbu o řešení PanL Desk Manager (PDM) administrátorovi.

Chcete-li odeslat zpětnou vazbu

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > Zpětná vazba.
2. Zobrazí se rozhraní zpětné vazby se sadou předdefinovaných možností zpětné vazby (přednastavené v konzole PDM v části Správa zpětné vazby správcem). Klikněte a vyberte kteroukoli z možností. Pokud je vybrána možnost Jiné, může uživatel zadat vlastní zpětnou vazbu. Po poskytnutí zpětné vazby klikněte na [Odeslat]. Zobrazí se zpráva oznamující, zda byla zpráva úspěšně odeslána či nikoli.

O
Rozhraní O aplikaci zobrazuje verzi doplňku aplikace Outlook, vývojáře produktu a kontaktní údaje správce organizace.

1. V nabídce horní lišty klikněte na PDM > O aplikaci.
2. Rozhraní O aplikaci zobrazuje verzi doplňku PDM Outlook a kontaktní údaje správce organizace. Zobrazuje také odkazy pro přístup k Softwarové licenci, licencím Open-Source a informacím o zásadách ochrany osobních údajů.

Viz část Nastavení zásad v BRTSYS_AN_046_PDM User Guide – 3. PDM Management Console and Desk Viewer v https://brtsys.com/resources/ (V části PanL Desk Manager > Application Notes/Installation Guides/User Guides) pro přidání informací o produktu.

Dodatek

Slovník pojmů, akronymů a zkratek

Termín nebo zkratka	Definice nebo význam
IP	Internetový protokol (IP) je komunikační protokol síťové vrstvy v sadě internetových protokolů pro přenos dattagram přes hranice sítě.
OIDC	OpenID Connect je protokol pro ověřování identity, který je rozšířením otevřené autorizace (OAuth) 2.0 pro standardizaci procesu ověřování a autorizace uživatelů, když se přihlašují pro přístup k digitálním službám.
PDM	PanL Desk Manager je stolní rezervační systém, který řeší problémy s alokací zdrojů na pracovišti tím, že umožňuje organizacím automaticky spravovat hotdesky.
URL	Uniform Resource Locator, hovorově známý jako adresa na Web, je odkaz na zdroj, který specifikuje jeho umístění v počítačové síti a mechanismus pro jeho získávání.

Historie revizí

• Název dokumentu: BRTSYS_AN_048 Uživatelská příručka PDM – Doplněk aplikace Outlook
• Referenční číslo dokumentu: BRTSYS_000119
• Č. povolení: BRTSYS#080
• Stránka produktu: https://brtsys.com/pdm/
• Zpětná vazba k dokumentu: Odeslat zpětnou vazbu

Revize	Změny	Datum
Verze 1.0	První vydání pro PanL Desk Manager (PDM) V2.6.0	28-07-2023
Verze 2.0	Aktualizované vydání pro PanL Desk Manager (PDM) V3.1.0 Outlook Add In Verze 3.7.0 (3.5.0)	20-05-2024

Copyright © BRT Systems Pte Ltd.

Dokumenty / zdroje

Doplněk BRTSys PDM Outlook [pdfUživatelská příručka Ver.3.7.0, 3.5.0, PDM Outlook Add In, PDM, Outlook Add In, Add In, In

Reference

• Uživatelská příručka